Omgevingsdialoog

Stel, uw buren willen een aanbouw bouwen of hun bedrijf uitbreiden. Dan is het fijn om dit vooraf te weten, toch? Daarom moedigen wij als gemeente aan om vooraf met uw omgeving te overleggen als u een initiatief of plan heeft om iets te bouwen of te ontwikkelen. Dit noemen we een ‘omgevingsdialoog’.

Bij een omgevingsdialoog bespreekt degene die een vergunning wil aanvragen (de initiatiefnemer) het plan met de mensen die in de buurt wonen of werken. Dit kan mondeling of schriftelijk. Het plan kan gaan over bijvoorbeeld een bouwproject, een aanpassing aan een woning of een verandering in de openbare ruimte. Belanghebbenden (zoals inwoners, bedrijven, overheden en organisaties) worden geïnformeerd, kunnen vragen stellen en hun mening geven.

Een geslaagde omgevingsdialoog betekent niet dat iedereen het eens is met de plannen, maar wel dat iedereen gehoord is. 
Soms is een omgevingsdialoog wettelijk verplicht, vooral bij grote projecten/initiatieven. Deze staan op een speciale lijst. Als een project op deze lijst staat en er is geen omgevingsdialoog geweest, dan wordt de aanvraag niet behandeld. Als een omgevingsdialoog niet wettelijk verplicht is, is het toch handig om te weten wat de omgeving van het plan vindt. Dit zorgt vaak voor meer steun en voorkomt bezwaren achteraf, wat vertraging en kosten kan besparen. 

Stappenplan

Om u als initiatiefnemer te helpen, bieden wij dit stappenplan aan. Hiermee kunt u bepalen hoe u het gesprek met uw omgeving het beste kunt voeren en waar u op moet letten. Wie moet u uitnodigen? Wat doet u met de resultaten? En waar let de gemeente op? In de bijlagen vindt u verschillende formats die u kunt gebruiken.

Als u ondanks het stappenplan en de formats toch moeite heeft met het voeren van de omgevingsdialoog, kunt u altijd contact opnemen met Maartje van den Boomen-Verhulst via m.verhulst@halderberge.nl. Zij kijkt met u mee en geeft u tips.

Stap 1: bedenk met wie u gaat praten

Wat is 'uw omgeving'? Hier is geen vaste betekenis voor. Het hangt af van uw plan en de effecten op de omgeving. Voordat u begint, bedenkt u wie invloed ondervindt. 

Stel uzelf vragen zoals: 

  • Wie merkt iets van mijn plan? 
  • En wie heb ik nodig om mijn plan uit te voeren? 

Kijk hoeveel activiteiten er zijn en wat er verandert voor de omgeving:

  • Klein: Bijvoorbeeld een dakkapel plaatsen. De impact is vaak beperkt tot de directe buren en de straat.
  • Middelgroot: Bijvoorbeeld een bedrijf aan huis beginnen of een paar woningen ontwikkelen. Dit heeft meer impact op een groter gebied, zoals verkeer, uiterlijk en geluid.
  • Groot: Bijvoorbeeld een projectontwikkelaar met veel activiteiten en grote gevolgen voor ruimte, geluid, geur, veiligheid, enzovoort.

Stap 2: kies hoe de dialoog voert

De grootte van uw plan bepaalt hoe u met mensen praat. Bij een klein plan kunt u bijvoorbeeld bij uw buren langsgaan of een brief/mail sturen. Voor een middelgroot plan kunt u een folder/uitnodiging maken of een gesprek voeren. Vraag ook om reacties. Voorbeelden voor een brief/mail of een voorbeeld-uitnodiging vindt u onderaan de pagina.

Bij de dialoog legt u uw plannen uit, luistert naar reacties, reageert hierop en laat weten wat u met die reacties doet. Timing is belangrijk; het plan moet concreet genoeg zijn om te delen, maar er moet ook ruimte zijn voor aanpassingen. Het is handig om al vroeg te weten hoe de omgeving denkt over uw plan.

Stap 3: maak een verslag en deel dit

Maak een verslag van wat er is besproken. 

  • Vermeld welke vorm u hebt gebruikt (brief, gesprek, flyer)
  • Vermeld wanneer de dialoog plaatsvond 
  • Vermeld met wie u hebt gesproken
  • Maak een samenvatting van wat er is gezegd 
  • Vermeld de uitkomst van de dialoog

Stuur het verslag rond naar iedereen waarmee u heeft gesproken. De aanwezigen kunnen akkoord geven op dit verslag. Dit betekent niet dat iedereen het eens moet zijn met uw plan, maar dat zij het eens zijn met hoe u de reacties op papier heeft gezet. 

Let op de privacy van de deelnemers, zodat niet alles openbaar wordt. Deelnemers mogen anoniem hun reactie geven.

Stap 4: pas uw plan aan als dit nodig is

Als u wilt, past u uw plan aan op basis van de dialoog. Vertel dit in het verslag, zodat de gemeente ziet wat u met de input hebt gedaan. U hoeft het plan niet aan te passen als u dat niet nodig vindt, maar het kan handig zijn om bezwaren (en vertraging) te voorkomen. Misschien geeft het ook een mooie aanvulling op uw eerdere plan.

Stap 5: dien uw aanvraag in

Bij uw aanvraag voor een vergunning geeft u aan of u een dialoog hebt gevoerd. Voeg het verslag als bijlage toe. 

De gemeente bekijkt uw aanvraag en u krijgt te horen, dat:

  • het initiatief wordt goedgekeurd
  • er meer informatie nodig is om het  plan te beoordelen
  • het initiatief wordt afgekeurd, omdat het niet passend of wenselijk is. 

Meestal ontvangt u binnen 8 weken een reactie. Informeer uw omgeving ook over de planning en de reactie van de gemeente om verrassingen te voorkomen.

Voorbeelddocumenten om u te helpen