Privacy voor stichtingen en verenigingen
Hoe ga ik als vereniging of stichting zorgvuldig om met de privacy van mijn leden?
De zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens is geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is vanaf 25 mei 2018 van kracht in alle Europese lidstaten en geldt voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken.
Iedere organisatie is zelfstandig verantwoordelijk om te voldoen aan de bepalingen uit de AVG. De gemeente Halderberge heeft hierin dus geen taak.
Maar wat moet u precies doen, wanneer en hoe? Wij adviseren verenigingen en stichtingen e.d. zich waar mogelijk te richten tot de eigen koepelorganisaties, brancheverenigingen of bonden. Deze kunnen vaak de juiste informatie verstrekken op het specifieke terrein van de organisatie en helpen met voorbeelden en/of modelformulieren. Daarnaast is er ook veel informatie te verkrijgen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens
Een paar tips:
- Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Daaronder vallen NAW-gegevens, telefoonnummers, e-mailadressen en pasfoto’s, maar het gaat verder dan dat. Ook lidmaatschapnummers zijn persoonsgegevens. En foto’s die genomen zijn tijdens evenementen kunnen ook persoonsgegevens bevatten.
- Verzamel en gebruik geen persoonsgegevens die u niet strikt nodig hebt;
- Zorg er voor dat u kunt uitleggen welke persoonsgegevens u hebt, waarvoor u ze gebruikt en wanneer u ze weer verwijderd;
- Deel uitsluitend persoonsgegevens met anderen als u daar een goede wettelijke grondslag voor hebt, of als u daarvoor uitdrukkelijk en aantoonbaar toestemming van de betrokkenen voor hebt;
- Geef zo min mogelijk mensen/medewerkers toegang tot persoonsgegevens;
- Zorg voor een veilige opslag en toegangsbeveiliging (gebruikersnaam/wachtwoord, evt. tweefactor-authenticatie).