Nota verbonden partijen en overige samenwerking in West-Brabant

Wanneer voor (intergemeentelijke) samenwerking gekozen wordt, heeft de publiekrechtelijke vorm de eerste voorkeur. Dit omdat de invloed van volksvertegenwoordigers op de besluitvorming van samenwerkingsverbanden en de controle op de samenwerkingsverbanden in de Wgr is geborgd. Hieronder geven we de afspraken voor deze samenwerking op grond van de Wgr weer. 

Afspraak 2.1. Risicoprofiel als kader voor actieve informatieplicht, informatievoorziening en vorm van raadssamenwerking

Zoals vastgelegd in de Wgr, wordt een tijdige, juiste en volledige (actieve) informatiestroom op gang gebracht. Het collegelid dat vanuit de gemeente deel uitmaakt van het bestuur van een gemeenschappelijke regeling is verantwoordelijk voor de informatievoorziening aan de eigen gemeenteraad. Daarnaast geldt voor de gemeenschappelijke regeling zelf ook een actieve informatieplicht naar de raden van de deelnemers. Voldoen aan de actieve informatieplicht door de gemeenschappelijke regelingen maakt het voor het collegelid dat vanuit de gemeente deel uitmaakt van het bestuur van een gemeenschappelijke regeling beter mogelijk verantwoording af te leggen aan de raad en brengt de raad in positie om te controleren en (gevraagde) nieuwe kaders te stellen. Zowel het college, de verbonden partij als de gemeenteraad nemen hierin hun verantwoordelijkheid. Er worden jaarlijks radenbijeenkomsten georganiseerd met informatie-uitwisseling als doel.

Toelichting Risicoprofiel op basis van maatschappelijke en financiële impact

Regionale samenwerking vraagt om integrale afstemming aan de voorkant tussen gemeenteraden over impact van een regeling, het risicoprofiel en het daarbij behorende toezichtregime. Al blijft het, vanuit het perspectief van de lokale autonomie, wel een lokale afweging van de gemeenteraad zelf welk toezichtregime wordt gehanteerd. Door gemeenschappelijke regelingen in te delen op maatschappelijke en financiële impact kunnen we risicogericht sturen. De informatievoorziening wordt gedifferentieerd naar gelang de impact van de verbonden partij. Hoe hoger de impact, hoe zwaarder het ‘toezichtregime’ vanuit de gemeenteraad en hoe meer informatie nodig is. Uit praktische overwegingen bevelen we aan om niet over alle verbonden partijen in dezelfde mate geïnformeerd te willen worden. Door de maatschappelijke en financiële impact en de daarmee samenhangende risico’s in beeld te brengen, kunnen de gemeenteraden een prioritering aanbrengen. Overigens kunnen raden, om de werkdruk beheersbaar te houden, werken met raadsrapporteurs/raadsambassadeurs/adoptanten voor (clusters van) verbonden partijen. Deze raadsrapporteurs/raadsambassadeurs/adoptanten volgen de verbonden partij intensief, overleggen met de verantwoordelijk portefeuillehouder, de betrokken ambtelijk 
adviseur en (desgewenst) met de directie van de verbonden partij en koppelen terug naar de gemeenteraad. We verwachten van algemene en dagelijkse besturen van de gemeenschappelijke regelingen dat ze oog hebben voor de positie die de raadsrapporteurs/raadsambassadeurs/adoptanten als vooruitgeschoven post van de gemeenteraad. De algemene en dagelijkse besturen voorzien de raadsrapporteurs/raadsambassadeurs/ adoptanten desgevraagd van alle inlichtingen. 

Actieve informatieplicht

Bij de wijziging van de Wgr is naast de al bestaande informatiestromen tussen de gemeenteraad en het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling een nieuwe verplichting toegevoegd, namelijk de actieve informatieplicht. Hiermee wordt bepaald dat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling aan de gemeenteraden alle inlichtingen geeft die de gemeenteraden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Zonder uitputtend te zijn, vallen onder de actieve informatieplicht de volgende documenten:

• vierjaren beleidsplannen (indien aanwezig);
• jaarlijkse begroting met uitvoeringsagenda;
• (eventuele) begrotingswijzigingen en wijzigingen in de uitvoeringsagenda zoals opgenomen in het beleidsdeel van de programmabegroting;
• een financieel jaarverslag;
• een inhoudelijk jaarverslag;
• periodiek verslag via de planning- & control-producten van de voortgang van programma’s en majeure projecten;
• inzicht in cyber- en informatieveiligheid en het versterken van het vertrouwen van burgers, bedrijven en organisaties in de gemeenschappelijke regeling als overheidspartij;
• besluiten die naar het oordeel van het bestuur ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeenschappelijke regeling of de deelnemers aan deze gemeenschappelijke regeling.

Aanvullend moet per gemeenschappelijke regeling bekeken worden of nog andere dan bovenstaande documenten onder de actieve informatieplicht vallen. Om informatie voor gemeenteraden behapbaar te houden, kan overigens worden gewerkt met infographics over voornoemde documenten. Verder is het noodzakelijk dat gemeenschappelijke regelingen openbaar (via overheid.nl) kennisgeven van hun vergaderingen en vergaderstukken.

Radenbijeenkomsten

Uit de evaluatie komt naar voren dat er behoefte is aan meer informele informatie-uitwisseling. Nu zien we dat gemeenschappelijke regelingen en raden los van elkaar bijeenkomsten organiseren. Om dit te stroomlijnen en te voorkomen dat we veel informatieavonden per jaar hebben, is het goed deze bijeenkomsten samen te organiseren. In de regio Hart van Brabant wordt gewerkt met radenbijeenkomsten. Raadsleden adviseren over de invulling van deze bijeenkomsten.

Hoe we de informatie-uitwisseling in West-Brabant in willen vullen leest u hieronder. We maken hierbij dankbaar gebruik van de positieve ervaringen die de regio Hart van Brabant heeft met het organiseren van hun radenbijeenkomsten. De schaal van de radenbijeenkomsten stemmen we af op de schaal van de te bespreken onderwerpen. Hierbij kan gekozen worden voor de schaal van een verbonden partij of een district (Markiezaten en Baronie) of de schaal van de regio West-Brabant. In afstemming met de regio Hart van Brabant is het ook mogelijk om radenbijeenkomsten op de schaal van de gehele regio Midden- en West-Brabant te organiseren. Uiteraard blijft bij gebleken andere behoeften ook maatwerk qua gebiedsindeling mogelijk.

We stellen voor in West-Brabant een structuur voor de governance van radenbijeenkomsten op te zetten als convenantsamenwerking. Doel is om jaarlijks radenbijeenkomsten te organiseren waarbij we qua onderwerpkeuze dezelfde breedte voor ogen staan als in de regio Hart van Brabant. Dit betekent dat onderwerpen over één of meer gemeenschappelijke regelingen aan de orde kunnen komen maar ook intergemeentelijke vormen van samenwerking die niet op grond van de Wgr of het BW zijn vormgegeven zoals de RES of de samenwerking in een Stedelijke Regio. Om te zorgen dat alle raden deel kunnen nemen aan deze radenbijeenkomsten, worden deze opgenomen in de vergaderschema’s van de verschillende gemeenten. Bij de planning en de organisatie van deze radenbijeenkomsten zullen de griffiers, net als nu, een rol spelen. In een op te stellen convenant maken we afspraken over wie bestuurlijk en wie ambtelijk vanuit zowel de ambtelijke organisaties als 
de griffies verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de radenbijeenkomsten. Ook leggen we hierin vast dat elke gemeenteraad de mogelijkheid heeft een raadslid aan te wijzen dat meedenkt over het programma en de invulling van de radenbijeenkomsten. De keuze van de tijdens de radenbijeenkomsten te behandelen onderwerpen ligt bij de raadsleden. Ook kunnen de raadleden een advies formuleren over de wenselijkheid van het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie. Door heldere afspraken over het plannen en organiseren van de radenbijeenkomsten in een convenant vast te leggen, worden verantwoordelijkheden helder vastgelegd zonder dat hiervoor een gemeenschappelijke regeling hoeft te worden opgezet.

Gemeenschappelijke radenadviescommissies

Eén van de meest in het oog springende wijzigingen in de Wgr is de mogelijkheid om een 
gemeenschappelijke adviescommissie van raadsleden (radenadviescommissie) in te stellen per gemeenschappelijke regeling (artikel 24a Wgr). Daartoe kan alleen worden besloten wanneer alle raden daarmee instemmen. Een gemeenschappelijke radenadviescommissie is een relatief zwaar instrument. Om nu goed te kunnen beoordelen in welke situaties dit van meerwaarde kan zijn, is inzicht in het risicoprofiel belangrijk. Wij lichten het afwegingskader hieronder nader toe. 

Er zijn namelijk twee mogelijkheden om adviescommissies met raadsleden in te stellen op grond van de Wgr. Een reguliere adviescommissie op grond van artikel 24 Wgr en een gemeenschappelijke radenadviescommissie op grond van artikel 24a Wgr. Artikel 24 van de Wgr biedt de mogelijkheid om een gewone adviescommissie in te stellen. Het initiatief tot het instellen van een adviescommissie ligt bij het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Het algemeen bestuur kan ook een adviescommissie met daarin raadsleden instellen. Deze adviescommissies zijn eenvoudig in te stellen ook als niet alle raden hierachter staan, maar een meerderheid van raden van deelnemers of het algemeen bestuur van de regeling zelf wel de behoefte aan een dergelijke commissie heeft. Voor het 
lidmaatschap van een raadslid in een commissie op basis van artikel 24 van de Wgr kan echter geen vergoeding worden verstrekt.

Het risicoprofiel van een gemeenschappelijke regeling is mede bepalend bij de keuze tot het al dan niet instellen van een gemeenschappelijke radenadviescommissie op grond van artikel 24a Wgr. De keuze tot het instellen van een gemeenschappelijke radenadviescommissie wordt uitsluitend gemaakt bij beleidsrijke regelingen met een hoge maatschappelijke impact, waarbij de adviescommissie zich met name richt op het versterken van de verbinding tussen de gemeenschappelijke regeling en de deelnemers. De radenadviescommissie adviseert bij voorkeur aan de gemeenteraden van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten. Zie voor een nadere toelichting bijlage 2. 

Informatievoorziening 

De wijzigingen in de Wgr moeten volksvertegenwoordigers meer mogelijkheden geven om hun controlerende taak uit te voeren. Daarnaast heeft de gemeentelijke organisatie behoefte aan inzicht in de uitvoering van de taken die bij een gemeenschappelijke regeling belegd zijn. Voor beide betrokken partijen (gemeenteraad en gemeentelijke organisatie) is een goed georganiseerde informatiehuishouding bij de gemeenschappelijke regeling van groot belang. Informatie is immers de basis van zowel toezicht als inzicht. In de praktijk geldt dit uitgangspunt voor alle soorten verbonden partijen.

In deze nota worden afspraken gemaakt over (actieve) informatieverstrekking, afstemming en aansturing. Daarbij wordt een basisniveau gegeven voor actieve informatievoorziening aan de gemeenteraden. Deze informatievoorziening is gebaseerd op het informatiebeheer bij de verbonden partij en speelt, naast informatieverstrekking aan de raad, ook een belangrijke rol bij het uitvoeren van de taak van de verbonden partij. 

Het jaarlijks inzicht bieden in het taakvolwassenheidniveau voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de informatieveiligheid en de Wet open overheid (Woo) door verbonden partijen in hun jaarstukken is hiervoor een belangrijk kader. Hierbij wordt aangesloten bij de meest actuele versie van de Handreiking AVG borgingsproduct van de Informatie Beveiligingsdienst van de VNG. De organisatie heeft aantoonbaar de eisen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) geïmplementeerd. De organisatie voldoet aantoonbaar aan de eisen van de AVG en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG). Het volwassenheidsniveau van informatiebeveiliging en privacy bedraagt tenminste ‘drie’ op de schaal van vijf van het volwassenheidsmodel. De organisatie doet hier tenminste eens per jaar verslag over. Voor de Woo geldt dat de verbonden partij aantoonbaar voldoet aan de verplichting tot actieve openbaarmaking, die in de loop van de komende jaren stapsgewijs per Koninklijk Besluit wordt ingevoerd. Colleges van B&W zijn en blijven verantwoordelijk voor de zorg van alle archiefbescheiden die vanuit de Archiefwet aan hun zorg zijn toevertrouwd, dus ook wanneer deze zich bij een verbonden partij bevinden. Daarop is interbestuurlijk toezicht (IBT) ingesteld. Verbonden partijen brengen tenminste éénmaal per jaar verslag over het IBT op het archiefbeheer uit. Hoewel we ons goed beseffen dat deze weergave van instrumentarium en kaders in het kader van informatiebeheer, privacy en veiligheid niet allesomvattend is, nemen we ze hier op omdat de maatschappelijke impact ervan groot is. Voor good governance en om te kunnen voldoen aan de actieve informatieplicht is er 
meer inzicht nodig in de gemaakte afspraken tussen de colleges van B&W en verbonden partij over de inrichting van het informatie- en archiefbeheer en de rechten en plichten ten aanzien van het beheer. Gemeenteraden kunnen aanvullend extra kaders stellen. Wij gaan er daarbij van uit dat deze per verbonden partij, zowel met de verbonden partij als met de andere deelnemers worden afgestemd.

Uiteraard moet ook de passieve openbaarmaking conform het bepaalde in de Woo worden 
uitgevoerd. In de begroting wordt een openbaarheidsparagraaf opgenomen als bedoeld in artikel 3.5 van de Woo. In het jaarverslag wordt over de uitvoering van deze openbaarheidsparagraaf verslag gedaan. De informatie wordt eveneens gebruikt voor het afleggen van verantwoording op het gebied van financiën, recht- en doelmatigheid en bijvoorbeeld voor het beantwoorden van Woo-verzoeken. 

Afspraak 2.2. Gemeenten zorgen voor gezamenlijke integrale aansturing
en afstemming

Gemeenten bundelen de krachten en dragen samen zorg voor integrale aansturing. Zowel 
ambtelijke als bestuurlijke voorbereiding gebeurt (deels) gezamenlijk met ruimte voor lokale aanvullingen en indien van toepassing maatwerkafspraken.

Toelichting

Voor elke verbonden partij wijst de gemeente een verantwoordelijk collegelid en een verantwoordelijk gemeentelijk ambtelijk adviseur (contactambtenaar) aan. De bestuurder en de contactambtenaar dragen zorg voor regionale afstemming. Afstemming is gericht op:

1. Beoordelen van strategische documenten;
2. Advies formuleren voor gemeenten en het betreffende vakinhoudelijke portefeuillehoudersoverleg;
3. Het bewaken en maken van afspraken op het gebied van planning en control op vier deelterreinen, te weten:
   o product definiëring en prestaties;
   o de beleidscyclus (vooral begroting, voortgangsrapportages, jaarrekening en jaarverslag);
   o financieel technisch instrumentarium (bewaking index e.d.);
   o kwaliteitszorg (welke kwaliteitseisen zijn er en op welke wijze kunnen deze worden gewaarborgd);
4. Het doen van voorstellen voor conceptzienswijzen aan de gemeenteraad. Deze 
   conceptzienswijzen worden voorafgaand aan de raadsbehandeling door de griffier gedeeld met de raden van alle deelnemers. Via de griffier informeren raden elkaar over aangenomen amendementen op of moties naar aanleiding van de voorgestelde zienswijzen. Ook kan overwogen worden dat binnen een gemeente enkele raadsleden een verbonden partij “adopteren”. (Zie hiervoor de uitwerking onder afspraak 2.1.).

Afspraak 2.3. Gezamenlijke kaderstelling met financiële en beleidsmatige richtlijnen voor de begroting

De kaderstelling door de gemeenten aan de gemeenschappelijke regelingen vindt plaats door het meegeven van richtlijnen voor de kaderbrieven die de gemeenschappelijke regelingen voor 1 februari aan de deelnemers sturen en waarin de gemeenschappelijke regelingen de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten kenbaar maken. Deze richtlijnen zijn beleidsmatig en financieel.

Beleidsmatig

Jaarlijks in november sturen deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling de 
beleidsmatige richtlijnen voor de kaderbrief die de gemeenschappelijke regelingen opstellen. 

Financieel

In deze nota leggen we de financiële kaders voor de komende vier jaar vast. Dit biedt financiële duidelijkheid voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Bovendien zorgen we er hiermee voor dat de jaarlijkse richtlijnen in hoofdzaak over de inhoud gaan. 

Toelichting

Hieronder leest u de financiële richtlijnen zoals die voor de komende vier jaar gelden:

1. We verwachten van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling dat zij een structureel sluitende meerjarenbegroting, waarin vier jaar vooruit wordt gekeken, aanbiedt aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling vermeldt duidelijk de uitgangspunten die gebruikt zijn voor de begroting voor het komende jaar. In de begroting voor het komende jaar neemt de gemeenschappelijke regeling ook een overzicht op met de bijdragen voor de komende vier jaar per deelnemer.
   2. De begroting wordt opgesteld op basis van ongewijzigd beleid. Er worden dus geen nieuwe taken of uitbreiding van bestaande taken in de primitieve begroting opgenomen, behalve als dit eerder door het algemeen bestuur is besloten.
   3. De begroting bevat een overzicht met het verloop van aanwezige reserves. In dit overzicht is te zien wanneer de reserve wordt ingezet en voor welk bedrag per jaar. Hierin wordt ook het doel van de reserve omschreven. Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt de gemeenschappelijke regeling de instandhouding of vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor. Het uitgangspunt is dat deze reserve op dat moment vrijvalt. Wordt er niet besloten tot vrijval dan geeft de gemeenschappelijke regeling in de ontwerpbegroting de planning en het doel van de uitgaven voor deze reserve opnieuw aan. Via de ontwerpbegroting worden de gemeenteraden in de gelegenheid gesteld hierop een zienswijze in te dienen.
   4. De bijdrage van de deelnemende gemeenten in de begroting voor het komende jaar stijgt maximaal met de geldende CAO-indexering, overige CAO-afspraken en de prijsontwikkeling uit de meest recente circulaire. Voor het opstellen van zowel de kaderbrief als de begroting gebruikt de gemeenschappelijke regeling de dan meest recente circulaire voor zowel de loon- als de prijsindex. Hiervoor gebruiken we de meest recente ramingen zoals opgenomen in het Centraal Economisch Plan van het Centraal Plan Bureau. Voor de loonontwikkeling wordt hierbij ‘de index van de loonvoet sector overheid’ gevolgd en voor de prijsontwikkeling ‘de index van de netto materiele consumptie’. De verbonden partij geeft bij de kaderbrief en de begroting een specificatie weer van de verhouding lonen/prijzen in haar exploitatiebegroting. Voor het opvangen van 
   afwijkingen tussen de indexeringen die in de begroting zijn opgenomen en de werkelijke CAO-indexering, overige CAO-afspraken en de werkelijke prijsontwikkeling houdt de verbonden partij een beperkte algemene reserve aan om de bedrijfsvoering in het lopende boekjaar te kunnen continueren zonder dat hiervoor een beroep moet worden gedaan op de deelnemers en een zienswijzenprocedure moet worden gevolgd. Uiteraard wijzigt de deelnemersbijdrage ook wanneer er wijzigingen zijn in de kwantiteit van de dienstverlening die de deelnemers afnemen.
   5. Een besluit van het algemeen bestuur van een verbonden partij tot instelling van een algemene reserve is goed gemotiveerd, onderbouwd en voorzien van bijbehorende spelregels. Op dit besluit van het algemeen bestuur wordt een zienswijzemogelijkheid geboden aan de deelnemende gemeenten bij de concept-begroting(wijziging). De algemene reserve wordt aangevuld tot de 
   maximale hoogte zoals vastgesteld door het algemeen bestuur. Voor het bepalen van de omvang van de (beperkte) algemene reserve kan het algemeen bestuur een advies vragen aan de accountant, maar de algemene reserve bedraagt niet meer dan 8% van de totale lasten in de begroting (uitgangspunt is en blijft dat de weerstandscapaciteit bij de deelnemers wordt aangehouden).
   6. Een positief jaarrekeningresultaat wordt uitgekeerd aan de deelnemers. De gemeenschappelijke regeling kan hier alleen van afwijken door een duidelijk en gemotiveerd voorstel voor resultaatbestemming voor te leggen aan het algemeen bestuur. Over een dergelijk voorstel besluit het algemeen bestuur.
   7. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing beschrijft de gemeenschappelijke regeling de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersingsmaatregelen. Ook geeft de gemeenschappelijke regeling inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit. Wanneer zich ontwikkelingen voordoen die invloed hebben op de gemeentefinanciën dan is heroverweging van deze afspraken mogelijk. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn wanneer een sterke 
   stijging van de inflatie optreedt zonder dat deze (volledig) wordt gecompenseerd of wanneer gemeenten moeten bezuinigen en het de bedoeling is dat ook de gemeenschappelijke regelingen daaraan hun bijdrage leveren. 

Beleidsmatig

Voor de beleidsmatige richtlijnen hanteren we de vierjaartermijn voor gemeenschappelijke regelingen die met een vierjarenbeleidsplan werken en die dus dit beleidsplan uitvoeren. Vervolgens stellen we, indien daartoe aanleiding bestaat, nog enkele specifieke beleidsmatige richtlijnen op. Deze zijn gekoppeld aan onverwachte ontwikkelingen die invloed hebben op het beleid (bijvoorbeeld Covid, toestroom Oekraïners). Voor gemeenschappelijke regelingen die niet werken met een vierjarenbeleidsplan maken de deelnemende gemeenten jaarlijks afspraken over de te leveren producten en diensten.

Nieuw beleid

Voorstellen voor nieuw beleid, die niet door de deelnemers zijn opgenomen in de richtlijnen, worden gedaan in de kadernota en worden expliciet vermeld als nieuw beleid. Hierover moet besluitvorming plaatsvinden in het algemeen bestuur en bij de deelnemers (d.m.v. het geven van een zienswijze op de ontwerpbegroting van de gemeenschappelijke regeling door de gemeenteraden).

Richtlijnen van de gemeenten als basis voor de kaderbrief van de gemeenschappelijke regelingen

1. De richtlijnen beperken zich tot de hoofdpunten en hebben betrekking op:
   o Te bereiken effecten/effectindicatoren;
   o (Nieuwe) beleidsontwikkelingen, speerpunten en/of beleidsdoelen;
   o Inzet van capaciteit;
   o Opdracht tot algemene ombuiging en bezuinigingen (korting) van een bepaalde omvang;
2. De richtlijnen wijken per gemeenschappelijke regeling af. Iedere gemeenschappelijke regeling wordt afzonderlijk over de richtlijnen geïnformeerd. 

Afspraak 2.4. Termijnen voor behandeling van conceptbegroting en jaarrekening (1 april en 1 juli)

De ontwerpbegroting wordt bij voorkeur voor 1 april¹ door de gemeenschappelijke regeling naar de deelnemers gestuurd. De zienswijzen van de deelnemers dienen uiterlijk 1 juli door de gemeenschappelijke regeling te zijn ontvangen.

Toelichting

De gemeenteraad moet inzicht hebben in het beleid van respectievelijk de uitvoering door 
gemeenschappelijke regelingen en de daarvoor benodigde middelen. Dit om daarop haar 
kaderstellende en controlerende taak te kunnen uitoefenen. In de begroting wordt aangegeven wat de gemeenschappelijke regeling wil bereiken, welke activiteiten de gemeenschappelijke regeling daarvoor gaat uitvoeren en wat de bijdrage per gemeente is. Dit is voor de raad een belangrijk document om te sturen. 
1 _{Deze datum wijkt af van de bepaling in de Wgr (toezenden voor 1 mei en 12 weken voor aanbieding aan het AB). In deze nota is gekozen om hiervoor concrete data te noemen. De ervaring heeft geleerd dat wanneer de begrotingen uiterlijk 15 april worden toegezonden, de gemeenteraden uiterlijk 1 juli hun zienswijze kunnen geven}

De jaarrekening inclusief het jaarverslag is een belangrijk document om te controleren of de activiteiten binnen de gestelde beleidsmatige en financiële kaders zijn uitgevoerd. De verantwoording in de jaarrekening en het jaarverslag dienen uiteraard aan te sluiten op de informatie die was opgenomen in de begroting voor het betreffende jaar. De aangeleverde jaarrekening inclusief jaarverslag wordt door de gemeenteraden gelijktijdig geagendeerd met de behandeling van de ontwerpbegroting. Hiermee wordt meer invulling gegeven aan de controlerende rol van de gemeenteraad. Het is aan het college om te zorgen voor een voorstel aan de raad waarin het college in gaat op de jaarrekening/het jaarverslag inclusief resultaatbestemming en de ontwerpbegroting inclusief een mogelijk voor te stellen zienswijze.

Nieuw in de Wgr is dat het dagelijks bestuur, voorafgaand aan de behandeling van zienswijzen en de definitieve vaststelling van begroting in het algemeen bestuur, haar reactie op de ingediende zienswijzen voor kennisname toestuurt aan de gemeenteraad. Desgewenst kan de raad dan nog richting haar lid van het algemeen bestuur reageren voorafgaand aan de definitieve besluitvorming op de begroting en de zienswijzen.

Afspraak 2.5. Evaluatie wordt 4-jaarlijks overwogen

Zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke verbonden partijen nemen tenminste éénmaal per vier jaar een besluit op de vraag of een evaluatie gewenst is. Ter voorbereiding op dit besluit pijlen zij de wensen van de betrokken gemeenteraden. Het kan daarbij gaan om een beperkte evaluatie van de regeling zelf, maar ook over een meer omvattende evaluatie van het bereiken van beleidseffecten, het functioneren van de samenwerking en het samenwerkingsverband. Zijn doelstellingen wel bereikt en waar zitten nog verbeterpunten? De Nota Verbonden Partijen evalueren we in elk geval weer na vier jaar.

Toelichting

Veel gemeenschappelijke regelingen hebben een bepaling omtrent een periodieke evaluatie. Uiteraard volgt het algemeen bestuur de bepalingen in de regeling. Wanneer de regeling zelf geen termijnen of te evalueren onderwerpen noemt, moet er een afspraak gemaakt worden. Die afspraak kan overigens ook zijn dat er niet geëvalueerd wordt. Maar dat moet dan wel expliciet opgeschreven worden. Om zowel bestuurlijke als ambtelijke capaciteit zo optimaal mogelijk in te zetten is wel een nadere afstemming over de planning van de uit te voeren evaluaties nodig. 

Inleiding

Gemeenten nemen deel aan publiekrechtelijke en privaatrechtelijke verbonden partijen. Deze partijen hebben ieder hun eigen wet- en regelgeving. De wetgeving voor de privaatrechtelijke verbonden partijen ligt vast in het Burgerlijk Wetboek. Net als bij de publiekrechtelijke samenwerking op grond van de Wgr, willen we ook bij de privaatrechtelijke samenwerking de gemeenteraden meer invloed geven. Om dit te regelen zijn heldere afspraken tussen het college van B&W en de gemeenteraad over deze privaatrechtelijke verbonden partijen noodzakelijk. Deze afspraken leest u in dit hoofdstuk. In de nota verbonden partijen die de gemeenteraden in 2016 vaststelden, waren geen afspraken opgenomen over privaatrechtelijke verbonden partijen. Daarom stellen we voor bestaande privaatrechtelijke samenwerkingsverbanden voor een overgangstermijn te hanteren. De lengte van de overgangstermijn vraagt om maatwerk per privaatrechtelijke verbonden partij.

Net als bij publiekrechtelijke verbonden partijen leggen we ook bij de privaatrechtelijke verbonden partijen de nadruk op het meer gaan sturen door de gemeenteraden op te bereiken maatschappelijke effecten en niet enkel op de daarmee gemoeide middelen. Om te kunnen sturen op maatschappelijke effecten is een adequate informatiepositie van de gemeenteraden noodzakelijk. In de in dit hoofdstuk opgenomen afspraken 3.2 tot en met 3.5, 3.7 en 3.8 leest u de afspraken die borgen dat de colleges van B&W zorgen voor een adequate informatiepositie van de gemeenteraden. In de afspraken 3.1 en 3.6 leest u de mogelijkheden van de gemeenteraden om wensen en bedenkingen kenbaar te maken bij de deelname aan en bij de (wijziging van) de strategie van een privaatrechtelijke verbonden partij met impact op de bijdragen van gemeenten.

Privaatrechtelijke verbonden partijen

De privaatrechtelijke verbonden partijen bestaan voornamelijk uit vennootschappen (de zogeheten “deelnemingen”), stichtingen en commanditaire vennootschappen. In veel gevallen zijn de uitgangspunten die voor deelnemingen (hoofdzakelijk kapitaalvennootschappen) gelden ook van toepassing op de stichtingen en commanditaire vennootschappen. In dit hoofdstuk gaan we specifiek in op privaatrechtelijke verbonden partijen (verder: verbonden partijen) waarin meerdere gemeenten een rol als aandeelhouder hebben. Deelnemingen met een belang van < 5% van het aandelenkapitaal vallen niet onder de werking van deze nota, behoudens de kengetallen voor de paragraaf verbonden partijen in de gemeentelijke programmabegroting en jaarrekening. Uiteraard staat het individuele gemeentebesturen vrij om de afspraken in dit hoofdstuk ook van toepassing te verklaren op deelnemingen met een belang van minder dan 5%. Dit op basis van een inschatting van de maatschappelijke en financiële impact. 

De verbonden partijen voeren een aantal publieke taken uit, zoals het inzamelen van huishoudelijk afval, het verzorgen van parkeren, beheer van monumenten en ontwikkeling van bedrijventerreinen. Deze verbonden partijen dragen bij aan het realiseren van maatschappelijke meerwaarde en daarom is een goede invulling en democratische legitimering hiervan essentieel. Hierbij hebben de gemeenten de volgende doelstellingen:

•  Het realiseren van maatschappelijke meerwaarde en het hierbij borgen van het publiek belang
• Het voeren van een goed ondernemingsbestuur (‘good governance’)
• Het behoud van het geïnvesteerd maatschappelijk vermogen.

Hieronder geven we de afspraken die we (gaan) hanteren voor de privaatrechtelijke verbonden partijen weer. 

Afspraak 3.1. Borgen van zeggenschap via statuten en beïnvloeding hiervan door wensen en bedenkingen

•  Voordat de colleges van B&W beslissen over het deelnemen aan een privaatrechtelijke verbonden partij worden de gemeenteraden de gelegenheid geboden wensen en bedenkingen aan de colleges van B&W kenbaar te maken volgens het bepaalde in artikel 160 lid 2 Gemeentewet;
• De colleges van B&W borgen via de statuten de zeggenschap om hun publieke belangen te realiseren. Voordat de statuten worden vastgesteld, worden de gemeenteraden de gelegenheid geboden wensen en bedenkingen aan de colleges van B&W kenbaar te maken. 

Toelichting 

Governance

Bij governance staan de volgende (cyclische) activiteiten centraal: sturen en beheersen, verantwoorden en toezicht houden. In het geval van vennootschappen bepalen de bevoegdheden van de aandeelhouder de mate waarop er gestuurd en toezicht gehouden kan worden. De bevoegdheden van de aandeelhouder en de andere organen van een vennootschap worden in het Burgerlijk Wetboek (BW) beschreven. 

Een stichting kent formeel één bestuursorgaan, het bestuur. Het is evenwel mogelijk om een raad van toezicht (RvT) of een raad van commissarissen (RvC) te vormen. Ook is het mogelijk om een zogeheten one-tier board te vormen (bestuur en toezicht in één bestuursorgaan i.p.v. twee organen: bestuur en RvT/RvC). 

Corporate Governance code

In de praktijk hanteren (beursgenoteerde) vennootschappen ook de Nederlandse Corporate Governance Code als model voor het inrichten van de governance. De code biedt een standaard model voor goed ondernemingsbestuur. Beurgenoteerde vennootschappen worden geacht om deze standaard te hanteren. De gemeenten verwachten van hun deelnemingen dat zij de ‘best practices’ uit de code toepassen of uitleggen waarom zij aan bepaalde punten niet voldoen. De code geldt als minimum. Het kan voorkomen dat de gemeenten verder gaan door aanvullende eisen te stellen om het publiek belang te borgen. 

Statuten

Naast wettelijke bepalingen, wordt in de statuten het juridisch kader van de verbonden partijen beschreven. De zeggenschap van de gemeenten wordt bij stichtingen en commanditaire vennootschap net als bij vennootschappen in de statuten bepaald. Hieruit blijkt welk orgaan welke bevoegdheden heeft. In de statuten wordt de zeggenschapsverdeling tussen de organen nader uitgewerkt, voor zover die door de wet niet dwingend wordt voorgeschreven. In de statuten staat beschreven welke zeggenschap de gemeenten hebben ten aanzien benoemingen en beloningen, strategie en investeringen en goedkeuren van de jaarrekening. 

De gemeenten zorgen ervoor dat zij zeggenschap hebben en kunnen sturen met het doel het publiek belang te realiseren. Daarbij is het belangrijk aan te tekenen dat sturing vanuit zeggenschap, sturing op hoofdlijnen en op afstand betekent. Door middel van inrichting van de sturing borgen de gemeenten hun belangen, zonder op de stoel van de directie te gaan zitten en mee te sturen op de operationele bedrijfsvoering. De gemeenten zijn niet altijd in staat om eenzijdig de statuten te wijzigen. De reden hiervoor is dat zij niet de meerderheid van de aandelen en/of stemrecht bezitten en hierdoor doorslaggevende zeggenschap ontbreekt. In deze gevallen zullen anderen (aandeelhouders) met een voorgestelde statutenwijziging moeten instemmen, zodat het vereist aantal stemmen (quorum) wordt gerealiseerd. 

Mate van zeggenschap

De mate waarin de gemeenten hun publiek belang via hun (aandeelhouders)bevoegdheden kunnen borgen, kan verschillen. Dit heeft te maken met het (aandelen)belang en de zeggenschap die hieraan verbonden is. In een aantal gevallen bezitten de gemeenten alle aandelen van een deelneming, in een aantal hebben de gemeenten de meerderheid van de aandelen (>50%) en in een aantal gevallen een minderheidsbelang. 

Afspraak 3.2. Actief beheer, informatie uitwisselen en rapporteren op maatschappelijke effecten

•  Naast formele punten van verslaglegging verwachten de gemeenten van het bestuur (en directies) en de Raad van Commissarissen (en Raad van Toezicht) een actief beheer en actieve signalering;
• In het kader van de informatieplicht (artikel 169 lid 2 Gemeentewet) rapporteren de colleges van B&W aan de gemeenteraden over de bijdrage die de verbonden partij levert aan de door de gemeenteraden geformuleerde maatschappelijke effecten. Ook rapporteren de colleges van B&W aan de gemeenteraden over (de invulling van) het actieve beheer en de actieve signalering;
• De colleges van B&W maken, via de aandeelhoudersvergadering en/of een dienstverleningsovereenkomst, per verbonden partij afspraken over de mate van contact en de mate van informatie-uitwisseling. 

Toelichting

 Actieve beheersing

 De gemeenten wensen tijdig op de hoogte te worden gesteld over de maatschappelijke impact en de risico’s die bij de verbonden partij aan de orde zijn. De aspecten waarop de gemeenten sturen – de bijdrage van een verbonden partij aan een te realiseren maatschappelijk effect en de daarvoor benodigde middelen – zijn voor vennootschappen, stichtingen en commanditaire vennootschap in principe hetzelfde. Alleen de financiële beoordeling richting stichtingen vraagt enige nuance vanwege het ontbreken van een winststreven. De gemeenten verwachten dat zij door de verbonden partij, hetzij het bestuur en Raad van Commissarissen(RvC)/ Raad van Toezicht(RvT) van de verbonden partij wordt geïnformeerd over de mate waarin afgesproken maatschappelijke effecten behaald zijn, over belangrijke gebeurtenissen en over de stand van zaken. De colleges van B&W maken, via de aandeelhoudersvergadering en/of een dienstverleningsovereenkomst, per verbonden partij afspraken over de mate van contact en de mate van informatie-uitwisseling. Bijvoorbeeld door met de verbonden partij af te spreken dat periodiek een rapportage wordt opgeleverd met daarin informatie over de bereikte maatschappelijke effecten en de belangrijkste kerncijfers waaruit dit blijkt en dat deze rapportage wordt besproken. De colleges van B&W delen deze rapportages in het kader van de actieve informatieplicht met de gemeenteraden. 

Afspraak 3.3. Evenwichtig samengestelde raden van bestuur, directies en raden van toezicht/commissarissen (benoemen, verlengen, schorsen en ontslaan) 

De gemeenten streven naar evenwichtig samengestelde Raden van Bestuur (en directies) en Raden van Commissarissen (en Raden van toezicht). De colleges van B&W beoordelen de kandidaten op basis van hun kennis, vaardigheden, karaktereigenschappen, maatschappelijke betrokkenheid en politiek-bestuurlijke ervaring. De colleges van B&W informeren de gemeenteraden hierover. 

Toelichting

Benoemen

Goede bestuurders en commissarissen in een evenwichtige Raad van Bestuur (RvB) en Raad van Commissarissen (RvC) zijn cruciaal voor het functioneren van de verbonden partij. De verbonden partijen zijn bovendien actief in een maatschappelijke complexe omgeving waarbij extra eisen aan de competenties van de bestuurders en commissarissen worden gesteld. De gemeenten vinden het om die reden belangrijk om vroegtijdig betrokken te worden bij de benoeming van de RvB en RvC en hierin een actieve rol te spelen, maar de primaire verantwoordelijkheid voor het benoemingsproces bij het bevoegd orgaan van de verbonden partij te laten. 

Herbenoemen

In aanloop naar een herbenoeming van een bestuurder of commissaris wensen de colleges van B&W betrokken te zijn. De colleges van B&W willen inzicht hebben in het functioneren van een te herbenoemen commissaris of bestuurder en willen daarop een passende toets kunnen uitvoeren. Daarbij zullen de colleges van B&W toetsen of de beschikbare profielschets nog actueel is, of de te herbenoemen bestuurder of commissaris nog past in dit profiel en of de te herbenoemen commissaris of bestuurder goed functioneert. Voor commissarissen hanteren de colleges van B&W het 17 uitgangspunt uit de Corporate Governance Code van een benoemingstermijn van twee keer vier jaar. Herbenoeming kan nadien plaatsvinden met maximaal twee keer een termijn van twee jaar als de RvC dit motiveert in het verslag van de RvC. 

Afspraak 3.4. Geen bestuurders of ambtenaren van gemeenten in Raden van Commissarissen of Raden van Bestuur/directies

De colleges van B&W:

1. Volgen de Corporate Governance Code als het gaat om het aantal nevenfuncties voor commissarissen (en leden Raad van Toezicht);
2. Benoemen geen bestuurders of ambtenaren van hun gemeenten in Raden van Commissarissen of Raden van Bestuur/directies. Alleen onderbouwd kan hiervan worden afgeweken. 

Toelichting

De reden dat de colleges van B&W het niet wenselijk vinden om bestuurders of ambtenaren in directies of commissariaten te benoemen is dat een directeur of commissaris primair het belang van de verbonden partij dient te behartigen. Dat belang is niet noodzakelijkerwijs gelijk aan het belang van de gemeenten. Indien een ambtenaar of bestuurder daarnaast actief is in de RvC of het bestuur/de directie van een verbonden partij kan een situatie ontstaan waarbij de bestuurder of de ambtenaar meerdere belangen dient. Een dergelijke situatie met een “dubbele pet” willen de gemeenten voorkomen. Er is één uitzondering op dit uitgangspunt. Het is wel mogelijk om ambtenaren tijdelijk te benoemen in de directie van een verbonden partij met het oogmerk de oprichting en aanloopfase van een deelneming te begeleiden of om de afwikkeling en liquidatie van een verbonden partij te begeleiden of een reorganisatie/financiële herstructurering te begeleiden. 

Afspraak 3.5. Beloningsbeleid zoveel mogelijk conform WNT

 De gemeenten hanteren de Wet Normering Topinkomens (WNT) waar deze van toepassing is, of indien deze niet formeel van toepassing is, streven de gemeenten ernaar dat de WNT door de betrokken verbonden partij wordt gehanteerd. Via het jaarverslag van de gemeenten wordt in de paragraaf verbonden partijen inzicht gegeven welke verbonden partijen aan de WNT voldoen, en welke hiervan afwijken.

Toelichting

De gemeenten willen graag zeggenschap over het beloningsbeleid van bestuurders en commissarissen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de beloning van bestuurders en commissarissen. Dit onderscheid lichten we in bijlage 1 toe. 

Afspraak 3.6. Invloed op strategiebepaling door college en gemeenteraad

De colleges van B&W wensen betrokken te zijn bij de totstandkoming en wijziging van de strategie die een verbonden partij volgt om de afgesproken maatschappelijke effecten te realiseren. Eens in de 4 jaar evalueren de verbonden partijen hun strategie en doen ze waar nodig voorstellen voor wijziging van de strategie. Wanneer de wijziging van de strategie impact heeft op de bijdragen van de gemeenten en daarmee het budgetrecht van de gemeenteraden, wordt de gemeenteraden op basis van artikel 169 lid 4 van de Gemeentewet de mogelijkheid geboden hun wensen en bedenkingen over de strategie kenbaar te maken aan de colleges van B&W. Wanneer de wijziging van de strategie geen impact heeft het budgetrecht van de gemeenteraad informeert het college de gemeenteraad over de gewijzigde strategie.

Toelichting

Strategie van een deelneming

De strategie is de weergave van de lange termijn koers die gevolgd wordt om de maatschappelijke effecten te realiseren. Het is van belang dat de strategie van de privaatrechtelijke verbonden partij in lijn is met het publieke belang dat de deelnemende gemeenten nastreven. De privaatrechtelijke verbonden partijen dienen te beschikken over een heldere strategie, die is vastgelegd in een meerjarig strategisch- of bedrijfsplan. De strategie wordt geconcretiseerd naar een begroting en/of jaarplan met daarin de te bereiken maatschappelijke effecten, de doelen en begroting met investerings- en financieringsstaat. 

Afspraak 3.7. Vermogenspositie en dividendbeleid bij deelnemingen periodiek herijken

Het dividendbeleid wordt periodiek herijkt. Dit gebeurt aan de hand van branchegegevens op basis waarvan kan worden vastgesteld of het dividendbeleid nog in de pas loopt met wat gebruikelijk is bij vergelijkbare bedrijven en hoe het bedrijf presteert ten opzichte van de markt als geheel. Daarbij staan de maatschappelijke prestaties en het bijdragen van de onderneming aan het publieke belang van de gemeenten centraal. 

Toelichting 

De jaarlijkse winst kan als dividend worden uitgekeerd. De colleges van B&W kunnen voor elke deelneming bepalen in welke mate zij dividend (kunnen) uitkeren. Dit dividendbeleid vermeldt de grondslag voor uit te keren dividend en het uitkeringspercentage, de zogeheten pay-out-ratio. Het dividendbeleid moet evenwichtig zijn en dient vanuit verschillende facetten te worden beschouwd. Enerzijds is van belang dat de aandeelhouders een goed rendement op hun geïnvesteerd vermogen ontvangen en anderzijds dient de vermogenspositie van de onderneming van voldoende omvang te blijven, zodat de onderneming risico’s kan opvangen en haar investeringen kan blijven doen. 

Deelnemingen van een deelneming

De colleges van B&W hanteren als basis dat goedkeuring van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) benodigd is voor het aangaan van een dochteronderneming door een deelneming van de gemeenten óf het afstoten c.q. het verkopen ervan. De beoordeling van een voornemen van een deelneming om te participeren in een dochteronderneming, of deze af te stoten of te verkopen, wordt op vergelijkbare wijze als een grote investering, met inachtneming van bijbehorende drempelafspraken beoordeeld. De colleges van B&W informeren de gemeenteraden over een voornemen van een deelneming om te participeren in een dochteronderneming, of deze af te stoten of te verkopen. 

Afspraak 3.8. Tijdig deponeren van jaarstukken, beoordeling en transparant publiceren daarvan 

Van de deelnemingen wordt verwacht dat de zij hun jaarstukken tijdig deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) en (transparant) publiceren op hun website. De colleges van B&W informeren de gemeenteraden actief over deze jaarstukken en geven daarbij de beoordeling op de afspraken in dit hoofdstuk aan. 

Toelichting 

Vanuit de governance is monitoring en toetsing van de verbonden partijen een (cyclische) activiteit. Hierbij spelen de afspraken voor verbonden partijen in dit hoofdstuk en het Burgerlijk Wetboek (BW) een belangrijke rol. In het geval van deelnemingen zijn de bevoegdheden van de aandeelhouder in de algemene vergadering van aandeelhouders bepalend voor de mate waarop er gemonitord en getoetst kan worden.