Bijlage 1: Organisatie en bedrijfsvoering

Capaciteit en flexibiliteit organisatie

Zoals ook in de paragraaf “Financiën en ambtelijke capaciteit” van het bestuursakkoord is opgenomen, zorgt het college voor voldoende ambtelijke capaciteit en flexibiliteit om alle (ruimtelijke) projecten goed uit te kunnen voeren. We zorgen ervoor dat de benodigde capaciteit kan meebewegen met het aantal en de omvang van de projecten. Een gezonde bedrijfsvoering staat hierbij voorop. Hiervoor doet  het college het volgende:

• Op peil brengen van het budget flexibele vervanging bij ziekte. De afgelopen jaren blijkt dat langdurige ziektegevallen een behoorlijke druk op de organisatie en het beschikbare personeelsbudget leggen. Om de voortgang in de organisatie te garanderen, brengen we  dit budget verder op peil.
• Om (ruimtelijke) projecten en investeringen uit te kunnen voeren is voldoende capaciteit en flexibiliteit in de organisatie nodig. Het college investeert in een flexibele schil, zodat op een efficiënte manier de (woningbouw)projecten tijdig en volledig worden gerealiseerd. Het college vormt hiervoor in 2023 een reserve van € 750.000. Hiermee kan snel en flexibel worden ingespeeld op de benodigde capaciteit. We koppelen het aantal en de omvang van  (woningbouw)projecten en de benodigde inzet van personeel. Hierbij wordt het geld dat vrijkomt  door het toerekenen van ambtelijke kosten aan investeringen en grondexploitaties en het doorberekenen van kosten voor  woningbouwprojecten van derden, de komende jaren  toegevoegd aan de flexibele schil. Het college zorgt er hierbij voor dat de investering in de flexibele schil op een transparante en effectieve manier wordt ingezet.
• In de voorstellen aan de gemeenteraad gaat het college meer werken met “inclusieve voorstellen”. Dit zijn voorstellen waar alle kosten, ook die van de inzet van personeel, in worden weergegeven. Dit is vooral  bij nieuwe (wettelijke) taken of (hogere) ambities die niet binnen de bestaande ambtelijke capaciteit zijn opgenomen.  Hiervoor wordt aan de gemeenteraad extra capaciteit gevraagd als deze nodig is en niet aanwezig is.

Verder gaat het college de mogelijkheden onderzoeken om het  personeelsbudget meer flexibel in te kunnen zetten. Hierbij kijken we ook naar de relatie met  leges voor omgevingsvergunningen, hybride budgetten (dit zijn budgetten die je flexibel in kan zetten voor de inzet van eigen personeel of uitbesteding aan derden, afhankelijk van wat op dat moment nodig en het meest efficiënt is)  en extra inkomsten.

In het hoofdstuk Financiën is de financiële vertaling van het wat hierboven staat opgenomen.

P&C cyclus, sturing en monitoring

Het college maakt ook gebruik van de planning & control cyclus (P&C Cyclus). Met de gebruikelijke rapportages stellen we de gemeenteraad in de gelegenheid haar kaderstellende en controlerende rol goed uit te kunnen voeren. Hierbij hebben we onder meer aandacht voor de volgende onderwerpen:

• Kaderstelling, bijsturing en verantwoording over de speerpunten en de lopende projecten uit het collegewerkprogramma. Dit doen we zowel inhoudelijk als op het gebied van planning, beschikbare capaciteit en benodigde financiële middelen;
• In de rapportages wordt voor de gemeenteraad expliciet gemaakt wat de (geoormerkte) inkomsten en uitgaven zijn geweest voor armoedebeleid;
• Het college doet verslag van de ontwikkelingen op het gebied van overheids- en burgerparticipatie.

Binnen de P&C cyclus is op verschillende momenten ook aandacht voor de risico’s en kritische succesfactoren. Hieronder is aangegeven welke factoren van invloed kunnen zijn op het wel of niet behalen van de speerpunten. Deze factoren gelden voor het gehele collegewerkprogramma. Specifieke kritische succesfactoren zijn bij de betreffende programma’s opgenomen.

• Bij het opstellen van een sluitende begroting is de gemeente sterk afhankelijk van ontwikkelingen met het gemeentefonds en van externe factoren zoals de loon- en prijsontwikkeling (grondstoffen, materieel, ed.) en de rentetarieven op de kapitaalmarkt. Ook de landelijke (maatschappelijke) ontwikkelingen kunnen van invloed zijn. Wij zijn daarom alert op externe factoren. We monitoren onze financiële positie goed om tijdig te kunnen bijsturen.
• Voor uitvoering van alle speerpunten is voldoende capaciteit nodig. Meer capaciteit en een grotere flexibiliteit in de organisatie draagt zeker bij aan het realiseren van de ambities op het gebied van onder andere woningbouw en projecten. Maar er zit een grens aan het aantal projecten en investeringen dat een ambtelijke organisatie als Halderberge aan kan. Ook gezien de werkdruk die dit met zich mee brengt. Het inzetten van extra capaciteit leidt tot meer afstemming en regievoering. Ook kan het lastig zijn op tijd de juiste mensen te vinden. Het is belangrijk om vooraf goed te plannen en de ambitie en benodigde capaciteit regelmatig op elkaar af te stemmen.

Informatisering, digitalisering en werkprocessen

In de afgelopen jaren is het nodige werk verzet als het gaat om lean maken en digitalisering van de werkprocessen in de gemeentelijke organisatie. Dit vooral om de dienstverlening aan inwoners te verbeteren. Een ander positief effect is het verbeteren van de kwaliteit en efficiëntie binnen de organisatie en de werkprocessen. Deze ontwikkeling zetten we ook de komende jaren voort. Als dat mogelijk is, dan maken we hierbij gebruik van  data om beleidskeuzes te onderbouwen en de effecten te volgen.
Binnen de organisatie en de verschillende werkprocessen is er vanuit de lean gedachte ook continue aandacht om zaken anders of niet meer te doen. Ook de komende periode gaat de organisatie hiermee aan de slag. Voorbeelden die hierbij opgepakt worden:

• We willen initiatiefnemers van (ruimtelijke) initiatieven sneller duidelijkheid geven door een “Ja, mits” houding. Tijdens de intaketafel worden initiatieven getoetst op de wenselijkheid. Wanneer initiatieven niet passen of bijdragen binnen de speerpunten van de omgevingsvisie, is ‘nee’ ook een antwoord. Bij initiatieven vragen we meer inzet van de initiatiefnemer zelf, zoals het voeren van een omgevingsdialoog. De Wet kwaliteitsborging bouwen en Omgevingswet kunnen ons helpen om onze dienstverlening te verbeteren.
• Binnen het programma Zorg, jeugd en participatie versterken we het leveren van maatwerk voor onze inwoners. Hierbij wordt ingezet op normaliseren, ondersteunen waar het nodig is en loslaten waar het kan. We blijven hierin de balans zoeken tussen goede dienstverlening en efficiënt werken.
• We streven naar een goede balans tussen de ambities en het op orde houden van de financiële huishouding van de gemeente. Dat doen we niet door bij iedere aparte activiteit of investering de gevolgen voor de financiële kengetallen te meten, maar door bij de bestuursrapportages te kijken naar de meerjarige ontwikkeling hiervan.
• We versimpelen en verduidelijken bestaand ruimtelijk beleid. Hiervoor maken we simpele, toetsbare kaders voor het kruimelgevallenbeleid voor afwijkingen in omgevingsplannen. Dit geeft voor initiatiefnemers meer duidelijkheid over wat wel en wat niet mogelijk is. Het proces is hierdoor duidelijker en kan sneller doorlopen. Omdat er minder externe advisering nodig is, kunnen hier ook kosten mee bespaard worden.

Communicatie

Eén van de sleutelwoorden in dit collegewerkprogramma is communicatie. Of het nu gaat om een goede dienstverlening, het meer zichtbaar maken van het gemeentebestuur of de participatie van inwoners bij projecten, het valt of staat vaak met goede communicatie. Communicatie is niet alleen de boodschap brengen, maar ook luisteren naar de wens en behoefte van onze inwoners.
Binnen de gemeentelijke organisatie wordt de aanpak van Klare Taal verder uitgewerkt en maken we gebruik van een goede mix van traditionele en moderne communicatiemiddelen om zoveel mogelijk doelgroepen te bereiken. In het programma Bestuur en dienstverlening beschrijven we wat we hiervoor gaan doen.