Anoniem maken documenten voor vergunning
Een vergunningaanvraag die is ingediend bij gemeente Halderberge, wordt ter inzage gelegd voor geïnteresseerden. Het gaat om de aanvraag zelf, en om alle documenten die de aanvraag ondersteunen (zoals rapporten en bouwtekeningen).
In de documenten kunnen gevoelige gegevens staan. Bijvoorbeeld namen van uw opdrachtgever, van uw eigen medewerkers of van ambtenaren die u gesproken heeft. In rapporten en ontwerpen kunnen bedrijfsgegevens staan die vertrouwelijk zijn, zoals kosten of beveiligingsmaatregelen.
Terinzagelegging van die informatie kan leiden tot een risico voor uw opdrachtgever of voor uw eigen organisatie. U mag namelijk niet zomaar gegevens over een persoon of over een bedrijf met derden delen. Maar deze informatie moet wel gedeeld worden met de overheidsorganisatie, omdat anders beoordeling van de vergunningaanvraag niet mogelijk is.
Enkele tips uit de handreiking
- Neem geen onnodige persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsgegevens op in documenten die ter inzage worden gelegd.
- Vermeld noodzakelijke persoonsgegevens maar één keer (noem de naam van een opdrachtgever bijvoorbeeld slechts eenmaal en spreek verder over ‘de opdrachtgever’);
- Zorg dat persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsgegevens gemakkelijk gevonden en verwijderd kunnen worden (ook bijvoorbeeld door anonimiseringssoftware). Neem geen persoonsgegevens op in een tekening, maak geen handgeschreven aantekeningen met persoonsgegeven erin en zet persoonsgegevens en vertrouwelijke bedrijfsgegevens zoveel mogelijk op een makkelijk herkenbare plaats, bijvoorbeeld in een speciale bijlage.
- Ideaal: maak twee versies van een document. Eén versie voor de overheidsorganisatie dat de aanvraag behandelt en één openbare versie voor de terinzagelegging.